Порядок бронирования конгресс-площадей

1. Бронирование.
 

1.1. Чтобы забронировать конференц-зал или комнату переговоров необходимо заполнить  заполнить on-line заявку прямо на сайте.

    Заявка должна содержать:

  • название помещения;
  • количество человек;
  • дата и время аренды (не менее двух часов)*;
  • необходимость предоставления дополнительного оборудования: мультимедийный проектор (нужен/ не нужен), ноутбук (нужен/не нужен);
  • необходимые дополнительные услуги (кофе-брейки, обеды и т.д.).

        * Период аренды:
        включает кофе-брейки, фуршеты и обеденные перерывы, проводимые на территории конгресс-площадей;
        не включает время на подготовку мероприятия и сдачу зала (по 20 мин), банкет и иной вид питания вне конгресс-площадей.

1.2 Подтверждение бронирования направляется Заказчику в течение 24-х часов с момента получения заявки.

1.3 Аннулирование заявки:

  • за 3 (трое) суток до начала мероприятия – без оплаты простоя;
  • менее чем за 3 (трое) суток – с оплатой 50% от стоимости заявки, но не менее стоимости 1 часа аренды.

2. Оплата конгресс-услуг

2.1 Оплата производится согласно действующему прейскуранту на конгресс-услуги

2.2 Оплата производится не менее чем за 24 часа до начала мероприятия:

  • наличный расчет в кассе службы приема и размещения либо в кассе бухгалтерии Гостиницы (пн-пт 8.30-17.30):

        предоплата 100% стоимости заявки;
        в случае аннулирования заявки производится возврат денежных средств, с учетом п. 1.3 настоящего Порядка;
        Заказчику предоставляются: счет, кассовый чек (администратор), счет-фактура (по факту оказания услуг).

  • безналичный расчет:

        предоплата 100%;
        счет на основании полных реквизитов Заказчика; акт, счет-фактура не позднее 5 дней со дня фактического оказания услуг.

  • по кредитным картам: MasterCard, MasterCard Electronic, VISA, VISA ELECTRON, MAESTRO, JCB, China UnionPay.

2.3 При использовании конгресс-площадей сверх указанных в заявке сроков – доплата по факту после окончания мероприятия.

3. Организация и оплата питания

3.1 Заказ питания осуществляется Заказчиком по телефону (391) 274-94-22  или электронной почте pov@hotelkrs.ru

3.2 Оплата за питание производится путем 100% предоплаты:

  • наличный расчет: не менеее, чем за 24 часа до начала мероприятия;
  • безналичный расчет: за 3 суток до начала мероприятия.

3.3. Аннулирование заявки на организацию питания:

  • за 24 часа до начала мероприятия – без оплаты;
  • менее чем за 24 часа – с оплатой 100% стоимости заявки.

3.4 Проведение дегустации своей продукции с использованием посуды и обслуживания ООО «Гостиный двор 2001» оплачивается из расчета минимальной стоимости кофе-брейка на человека.

4. Заказчик обязан

4.1 Предоставить Менеджеру по конгресс-услугам списки участников до начала мероприятия.

4.2 Встретить участников мероприятия на первом этаже перед началом мероприятия в случае изменения списков участников или невозможности их предоставления.

4.3 Не оставлять дверь конференц-зала открытой. По окончании мероприятия сдать конференц-зал и предоставленное оборудование Менеджеру по конгресс-услугам (в нерабочее время – сотруднику Службы режима).

4.4 Возместить 100% ущерба, причиненного утратой или повреждением имущества гостиницы.

4.5 Не оставлять свои вещи без присмотра в местах общего пользования. Гостиница не несет ответственности за сохранность вещей, оставленных без присмотра.

5. При проведении мероприятия запрещается:

  • самостоятельно организовывать питание участников, в том числе приносить свои продукты и напитки;
  • самовольно подключать телефонные устройства, факсы и другие средства связи;
  • проносить взрывчатые, легковоспламеняющиеся материалы, оружие, химические и радиоактивные вещества.

6. Гостиница предоставляет дополнительные услуги:

Услуги Бизнес-центра:

  • набор текста;
  • распечатка, в том числе на цветном принтере;
  • сканирование;
  • тиражирование;
  • ламинирование документов;
  • факсимильная связь;
  • электронная почта;
  • три рабочих места с доступом в Интернет.
  • Wi-Fi доступ в интернет в конференц-залах и местах общего пользования;
  • сейф для хранения денежных средств и ценностей в службе приема и размещения;
  • аренда автомобиля (не менее 3-х часов). Заявка на транспортные услуги подается не менее, чем за 2 (двое) суток;
  • гардероб на 1-м этаже Гостиницы;
  • камера хранения крупногабаритных вещей и багажа.

Менеджер по конгресс-услугам:
Абакумова Ирина
Тел.: (391) 274-94-28,
факс: (391) 274-94-21,
Тел.сот.: 8-913-044-19-52, e-mail: abir@hotelkrs.ru