Конференция – это крупное мероприятие с участием множества гостей и специалистов компании. Такие встречи имеют стратегическое значение для бизнеса, поскольку позволяют рассказать о новинке, её преимуществах, потенциале и пр. Ожидаемый результат такого мероприятия - новые партнёры, контракты, финансовые вливания. Поэтому важно не упустить ни одной мелочи.
Правильная подготовка — гарантия успеха
Полный перечень обязанностей по организации конференции:
- Выбор даты и подходящего помещения.
- Разработка концепции мероприятия и программы.
- Рассылка приглашений гостям.
- Согласование выступлений с докладчиками.
- Организация доставки и встречи гостей.
- Регистрация участников по прибытии, обеспечение комфорта во время конференции, питания и проживания.
- Подготовка раздаточных материалов, печатной и сувенирной продукции.
- Приглашение переводчиков для работы с иностранными гостями.
- Профессиональная видео- и фотосъемка.
- Техническая поддержка (свет, звук, трансляция на экраны).
Остановимся на наиболее значимых моментах.
Итак, гостей следует оповестить за месяц до конференции, разослав персональные приглашения, а наиболее важным персонам лучше лично позвонить. Если мероприятие открытое, привлечь больше людей поможет реклама в СМИ, например, в тематических журналах.
Не затрагивайте на конференции несколько новостей, поскольку это ухудшит восприятие информации о ключевом объекте. Важно устраивать перерывы между длительными выступлениями, так как обычно встреча длится 6–8 часов.
При выборе зала помните, что для презентации удобно использовать видео- и фотоматериалы, поэтому зал обязательно должен быть оборудован экраном и проектором. Также позаботьтесь, чтобы всем хватило мест.
Неподалёку от здания, в котором проводится мероприятие, должен располагаться отель. Лучше, если вместительный зал для конференции находится прямо в гостинице. Это будет удобно для иностранных или иногородних гостей.
Еще информация по теме