Порядок бронирования конференц-площадей  
в ОАО «Гостиница Красноярск»

 

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок определяет условия предоставления в аренду конференц-площадей гостиницы «Красноярск».
1.2. Период аренды:

  • включает время проведения кофе-брейков, фуршетов и обеденных перерывов, проводимых на территории гостиницы;
  • не включает время на подготовку мероприятия (30 мин.), 30 минут после окончания мероприятия и организацию питания.

2. Порядок бронирования конгресс-площадей

2.1. Основание бронирования – письменная заявка от Заказчика (с официального сайта, по электронной почте, по телефону (391) 274-94-28, 8-983-200-10-66 (WhatsApp, Viber, Telegram), заполненная собственноручно), которая должна содержать:

  • название конференц-зала;
  • количество человек;
  • время аренды (не менее 2-х часов);
  • аренда оборудования (ноутбук, проектор, оборудование для ВКС, блок для флип-чарта);
  • дополнительные услуги (услуги грузчиков, индивидуальная расстановка мебели);
  • организация питания (кофе-брейк, фуршет, обед/ужин и т.д.);
  • дополнительные пожелания.

2.2. Подтверждение бронирования направляется Заказчику в течение 24-х часов с момента получения заявки.
2.3. Аннулирование заявки:

  • за 3 (трое) суток до начала мероприятия – без оплаты простоя;
  • менее чем за 3 (трое) суток – с оплатой 50% от стоимости заявки.

3. Оплата конгресс-услуг

3.1. Прейскурант на конгресс-услуги утверждается генеральным директором ОАО «Гостиница Красноярск».
3.2. Оплата производится не менее чем за 72 часа до начала мероприятия:

  • безналичный расчет – предоплата 100%. Заказчику предоставляется: счет, УПД* (не позднее 5 дней со дня фактического оказания услуг);
  • наличный расчёт (юридические лица) - предоплата 100%. Заказчику предоставляются: счёт, УПД, кассовый чек;
  • наличный расчет (физические лица) – предоплата 100%. Заказчику предоставляются: счёт, кассовый чек;
  • по банковским картам (MasterCard, MasterCard Electronic, VISA, VISA ELECTRON, MAESTRO, JCB, China UnionPay, МИР) - предоплата 100%. Заказчику предоставляются: счёт, кассовый чек, слип.

3.3. В случае аннулирования заявки производится возврат денежных средств, с учетом пп. 2.3.
3.4. При аренде конференц-площадей сверх указанного в заявке времени – доплата по факту за наличный расчет, по банковской карте, либо на основании выставленного счета после окончания мероприятия. При аренде конференц-площадей сверх указанного времени в заявке, оплата начисляется согласно действующему Прейскуранту.

4. Организация и оплата питания

4.1. Выбор и заказ питания осуществляется Заказчиком на основании утвержденных стандартных вариантов меню, либо индивидуального меню по согласованию с менеджером по сервису ООО «Гостиный Двор 2001» или лицом его замещающим.
4.2. Оплата за питание производится не менее чем за 72 часа до начала мероприятия:

  • наличный расчет в кассе кафе ООО «Гостиный двор 2001» - предоплата 100%. Заказчику предоставляются: счёт, кассовый чек;
  • безналичный расчет - предоплата 100%. Заказчику предоставляются: счёт, УПД (не позднее 5 дней со дня фактического оказания услуг).

4.3. Дополнительный заказ во время проведения мероприятия оплачивается наличными, банковской картой в кассу ООО «Гостиный двор 2001», либо на основании выставленного счета по завершении мероприятия.
4.4. Аннулирование заявки на организацию питания:

  • за 48 часов до начала мероприятия – без оплаты;
  • менее чем за 48 часов – с оплатой 100% стоимости заявки.

4.5. Проведение дегустаций Заказчиком своей продукции с использованием посуды (без обслуживания официантами) ООО «Гостиный двор 2001» оплачивается согласно Приказа (б/н от 01.07.2023г.) «О соблюдении ценовой политики предприятия».  

5. Менеджер по  конгресс-услугам осуществляет

5.1. Подключение, настройку и отключение предоставленного Заказчику оборудования.
5.2. Согласование перестановки мебели и ее организацию силами  Гостиницы (пн. – пт. с 08:30 до 17:00).
5.3. Продление периода аренды (возможно при отсутствии брони других Заказчиков).
5.4. Составление договора аренды и подписание актов приема-передачи помещений.

6. Заказчик обязан

6.1. Встретить участников мероприятия в холле первого этажа или заблаговременно проинформировать всех участников о местонахождении конференц-зала и времени проведения мероприятия.
6.2. Не оставлять дверь конференц-зала открытой. По окончании мероприятия сдать конференц-зал и предоставленное оборудование Менеджеру по конгресс-услугам (в нерабочее время – администратору).
6.3. Возместить 100% ущерба, причиненного утратой или повреждением имущества гостиницы.
6.4. Не оставлять свои вещи без присмотра в местах общего пользования. Гостиница не несет ответственности за сохранность вещей, оставленных без присмотра.
6.5. Не оставлять детей до 12 лет, пришедших с участниками мероприятия, без присмотра. Ответственность за жизнь и здоровье детей, оставленных без присмотра, несет Заказчик.
6.6. Сохранять расстановку мебели до окончания мероприятия.
6.7. Соблюдать правила пожарной безопасности (не проносить легковоспламеняющиеся материалы).
6.8. Организовывать питание силами ООО «Гостиный двор 2001».

7. При проведении мероприятии запрещается

7.1. Самостоятельно организовывать питание участников, в том числе приносить свои продукты и напитки.
7.2. Самовольно подключать телефонные устройства и другие средства связи.
7.3. Проносить взрывчатые, легковоспламеняющиеся материалы, оружие, химические и радиоактивные вещества.  

8. Дополнительные услуги

8.1. Услуги Бизнес-центра (сканирование, копирование, брошюрование, факсимильная связь, электронная почта, распечатка черная/цветная и др.).
8.2. Организация индивидуальной расстановки мебели.
8.3. Услуги грузчиков.
8.4. Беспроводная сеть Wi-Fi во всех конференц-залах и местах общего пользования.
8.5. Трансфер /Аренда автомобиля (не менее 2-х часов).
8.6. Гардероб на 1-м этаже Гостиницы.
8.7. Камера хранения крупногабаритных вещей и багажа.